Privacybeleid Scouting Alblasserdam

Scouting Alblasserdam verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Alblasserdam via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een inschrijfformulier dat wordt ingeleverd bij de betreffende leiding. De leiding speelt dit door naar de ledenadministratie (gegevensbeheerder). Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt het papieren formulier vernietigd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Bij het verlaten van de groep kunnen je gegeven worden overgedragen aan de oud-leden vereniging Vrivalo. Of je hier van gebruik wilt maken of niet kan je aangeven op het inschrijfformulier of in Scouts Online onder aanvullende lidgegevens. Vrivalo heeft een eigen privacy verklaring die te vinden is op www.scouting-alblasserdam.nl/onderdelen/vrivalo/privacy

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Alblasserdam hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hard- copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Alblasserdam mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier in Scouts Online (SOL).

Voor sommige activiteiten wordt de registratie op een andere manier uitgevoerd. Indien de gegevensverwerking afwijkt van deze beschrijving, dan zal dit bij de registratie apart toegelicht worden en zal er aparte toestemming verleend moeten worden.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA- machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeesters van de Scouting Alblasserdam hebben inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden zorgvuldig bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media

Scouting Alblasserdam maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gecommuniceerd. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op de opgegeven e-mailadressen (van het lid en van de ouder(s)/verzorger(s)) bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out.
Op www.scouting-alblasserdam.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal

Scouting Alblasserdam maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Alblasserdam en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Alblasserdam is terug te vinden via www.scouting-alblasserdam.nl/privacy en op te vragen via het secretariaat op info@scouting-alblasserdam.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Alblasserdam binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@scouting-alblasserdam.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.